Bien que malmené par les applications de messagerie instantanée (Whatsapp, Messenger…) et de messagerie collaborative (Slack, Teams…), l’e-mail reste au centre de notre communication professionnelle. Ceci pose tout naturellement la question de sa sécurité : quelle protection pour les données échangées par e-mail ? Et quelles protections pour l’échange de données confidentielles volumineuses ?
Il faut comprendre tout d’abord qu’à l’instar de nombreux piliers de l’internet, la sécurité n’a pas été au cœur des préoccupations des inventeurs de l’e-mail. On pourrait ainsi le comparer à une carte postale, dont le message est librement accessible…
Par ailleurs, les solutions proposées ici concernent la sécurité de l’e-mail et de l’échange des données confidentielles de l’entreprise. Avant de les sélectionner et de les mettre en œuvre, il est donc important d’en valider le principe : idéalement avec un correspondant cybersécurité lorsqu’il y en a un, sinon auprès du responsable informatique ou du management.
Comment protéger les e-mails ?
La solution idéale est le chiffrement, procédé grâce auquel on rend la compréhension de l’e-mail impossible à toute personne qui n’a pas la clé de déchiffrement. Le message est en effet verrouillé par un algorithme composé d’un très grand nombre d’opérations arithmétiques extrêmement difficiles à recomposer. La mauvaise nouvelle est qu’il n’existe pas aujourd’hui de standard universel et que la gestion des clés de chiffrement demande un peu de rigueur.
Chiffrer les messages au sein de votre organisation
Il existe des solutions de chiffrement de bout-en-bout comme PGP (Pretty Good Privacy), un logiciel libre mais toutefois pas très simple à installer. On peut aussi s’appuyer sur une offre clés en main, comme la solution suisse ProtonMail.
Chiffrer les messages en dehors de votre organisation
Des outils comme PGP ou ProtonMail sont là aussi particulièrement indiqués, bien que dans ce cas l’ergonomie pour les correspondants externes ne soit pas idéale : échange de clés laborieux, envoi différé via les serveurs du prestataire…
Comment protéger les documents échangés par e-mail ?
Lorsqu’il n’existe aucune solution dédiée dans l’entreprise, ou qu’elle n’est pas utilisable par le destinataire, il ne reste plus que le pragmatisme :
- Utilisez Winzip ou un produit équivalent de compression de fichiers, en choisissant une option de type « cryptage » ou « mot de passe ».
- Choisissez un mot de passe long et complexe (incluant des caractères spéciaux).
- Envoyez par e-mail le Zip ainsi chiffré.
- Transmettez le mot de passe par un canal séparé (téléphone, SMS…).
- Utilisez un mot de passe différent à chaque nouvel envoi.
Comment protéger les documents trop volumineux pour un e-mail ?
Des outils dédiés existent comme LockTransfer ou TransferNow, des solutions françaises sécurisées : une interface Web permet de téléverser le fichier qui ne sera remis qu’à son ou ses destinataires légitimes via une seconde interface Web. L’outil garantit alors le chiffrement des fichiers, en filtre l’accès et en assure la destruction finale.
Attention : des outils gratuits comme WeTransfer, Dropbox, Google Drive, etc. ne sont pas particulièrement sécurisés et sont installés sur le territoire américain, donc les données sont accessibles aux autorités locales…
Quelques pièges à éviter
- Si votre organisation dispose d’outils dédiés, utilisez-les.
- N’utilisez pas votre messagerie personnelle : évitez de mélanger les usages professionnels et personnels.
- N’adoptez pas un nouvel outil de votre propre initiative : parlez-en d’abord à vos collègues et à votre management pour éviter la multiplication des outils.
- Evitez d’utiliser des clés USB : elles ont tendance à être égarées ou peuvent contenir des programmes malveillants.
- Utilisez de nouveaux mots de passe à chaque envoi : ce n’est pas grave s’ils sont difficiles à retenir, ils ne sont pas destinés à être réutilisés.
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